Οι περισσότερες επιχειρήσεις σκέφτονται τον εκτυπωτή τους μόνο όταν χαλάει. Μέχρι τότε τον θεωρούν δεδομένο: βάζεις χαρτί, πατάς εκτύπωση, παίρνεις το χαρτί σου. Στην πραγματικότητα, η οργάνωση γύρω από τις εκτυπώσεις επηρεάζει άμεσα την καθημερινή λειτουργία ενός γραφείου. Πόσο συχνά χρειάζεται συντήρηση το μηχάνημα, πόσο γρήγορα έρχεται τεχνική βοήθεια όταν κάτι πάει στραβά, πόσο προβλέψιμο είναι το μηνιαίο κόστος. Όλα αυτά καθορίζουν αν η εκτύπωση είναι μια λειτουργία που δουλεύει αθόρυβα στο παρασκήνιο ή μια συνεχής πηγή προβλημάτων για την ομάδα.
Τι χρειάζεται μια επιχείρηση από τις εκτυπώσεις της
Κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους, έχει τις ίδιες βασικές ανάγκες από τον εξοπλισμό εκτύπωσης. Πρώτα απ’ όλα χρειάζεται αξιοπιστία: το μηχάνημα να δουλεύει όταν το χρειάζεται, χωρίς απρόβλεπτες διακοπές που καθυστερούν παραδόσεις ή ραντεβού με πελάτες.
Δεύτερον, χρειάζεται σταθερό κόστος. Ένα φωτοτυπικό ή πολυμηχάνημα γραφείου δεν είναι μόνο η αρχική αγορά. Είναι και τα αναλώσιμα, η συντήρηση, οι επισκευές όταν χρειαστεί. Επιχειρήσεις που δεν έχουν καθαρή εικόνα αυτού του συνολικού κόστους συχνά ξοδεύουν περισσότερα απ’ όσα υπολόγιζαν, ειδικά όταν μια βλάβη έρθει απρόβλεπτα.
Τρίτον, χρειάζεται εξοπλισμός που ταιριάζει στον πραγματικό όγκο δουλειάς. Ένα μικρό γραφείο δεν χρειάζεται βιομηχανικό μηχάνημα, όπως ένα τυπογραφείο δεν μπορεί να λειτουργήσει με απλό εξοπλισμό γραφείου. Το λάθος μέγεθος σημαίνει είτε σπατάλη χρημάτων είτε συνεχή καθυστέρηση.
Αυτές οι ανάγκες γίνονται πιο έντονες σε συγκεκριμένες περιόδους. Ένα λογιστικό γραφείο τον Απρίλιο, ένα σχολείο στην αρχή της σχολικής χρονιάς ή ένα γραφείο που ετοιμάζει μεγάλο όγκο φακέλων για πελάτες, όλα νιώθουν αμέσως αν ο εξοπλισμός τους δεν είναι στο ύψος της περιόδου αιχμής. Η σωστή προετοιμασία εκ των προτέρων κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια ομαλή περίοδο και σε καθημερινό πονοκέφαλο.
Υπάρχει και ένας λιγότερο προφανής παράγοντας: η εντύπωση που δημιουργεί ο εξοπλισμός στους πελάτες. Ένα γραφείο που καθυστερεί να παραδώσει ένα έγγραφο επειδή ο εκτυπωτής δεν λειτουργεί δείχνει μια αδυναμία που ο πελάτης δεν περιμένει να δει. Η αξιοπιστία του εξοπλισμού είναι, εν τέλει, και θέμα εικόνας απέναντι σε πελάτες και συνεργάτες.
Πώς βοηθά ένας εξειδικευμένος συνεργάτης
Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν έχουν τον χρόνο ή τη γνώση να διαχειρίζονται μόνες τους όλες αυτές τις παραμέτρους. Εκεί μπαίνει ο ρόλος ενός εξειδικευμένου συνεργάτη σε λύσεις εκτύπωσης για επιχειρήσεις: κάποιος που γνωρίζει τα μηχανήματα, τις πραγματικές ανάγκες κάθε κλάδου, και μπορεί να προτείνει τη λύση που ταιριάζει πραγματικά, αντί για τη λύση που είναι πιο εύκολο να πουληθεί.
Ένα παράδειγμα τέτοιου συνεργάτη είναι η Trust Printing Solutions, μια εταιρεία στην Θεσσαλονίκη που ασχολείται αποκλειστικά με φωτοτυπικά και πολυμηχανήματα γραφείου για επιχειρήσεις. Η εξειδίκευση σε ένα μόνο αντικείμενο, αντί για γενικό εξοπλισμό γραφείου, επιτρέπει βαθύτερη γνώση του κάθε μηχανήματος και πιο άμεση τεχνική υποστήριξη όταν χρειαστεί.
Ο ρόλος ενός τέτοιου συνεργάτη δεν σταματάει στην πώληση του μηχανήματος. Συνεχίζεται με τη συντήρηση, τη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών και την τεχνική υποστήριξη σε όλη τη διάρκεια ζωής του εξοπλισμού. Η αξία φαίνεται περισσότερο όχι την ημέρα της αγοράς, αλλά έναν χρόνο μετά, όταν το μηχάνημα χρειαστεί την πρώτη σοβαρή επέμβαση και υπάρχει κάποιος που ήδη γνωρίζει το ιστορικό του.
Ένα ακόμα πλεονέκτημα είναι η εξοικείωση με διαφορετικά μοντέλα και κατασκευαστές. Τα γραφεία σπάνια έχουν έναν μόνο τύπο μηχανήματος, ειδικά αν έχουν μεγαλώσει με τα χρόνια. Ένας συνεργάτης που γνωρίζει πολλά brands εξοικονομεί χρόνο, γιατί δεν χρειάζεται η επιχείρηση να ψάχνει διαφορετικό τεχνικό για κάθε μάρκα μηχανήματος.
Service, εξοπλισμός και αναλώσιμα
Η σωστή λύση εκτύπωσης έχει τρία βασικά κομμάτια. Το πρώτο είναι ο ίδιος ο εξοπλισμός: καινούριο ή ανακατασκευασμένο μηχάνημα, ανάλογα με τον προϋπολογισμό και τις ανάγκες της επιχείρησης. Πολλές επιχειρήσεις δεν γνωρίζουν ότι ένα καλά συντηρημένο ανακατασκευασμένο μηχάνημα μπορεί, σε αρκετές περιπτώσεις, να καλύψει αξιόπιστα τις ανάγκες τους με χαμηλότερο αρχικό κόστος.
Το δεύτερο κομμάτι είναι το service. Ένα μηχάνημα, όσο καλό κι αν είναι, κάποια στιγμή θα χρειαστεί τεχνική παρέμβαση. Αυτό που κάνει τη διαφορά είναι πόσο γρήγορα έρχεται η βοήθεια και αν ο τεχνικός γνωρίζει καλά το συγκεκριμένο μοντέλο. Μια επιχείρηση που περιμένει μέρες για μια απλή επισκευή χάνει πολύτιμο χρόνο εργασίας.
Το τρίτο κομμάτι είναι τα αναλώσιμα: toner, μελάνια, ανταλλακτικά. Η καθυστέρηση στην προμήθεια αναλωσίμων είναι από τις πιο συχνές αιτίες διακοπής εργασιών σε ένα γραφείο, παρόλο που είναι το πιο εύκολο πρόβλημα να προληφθεί με σωστό προγραμματισμό.
Πολλές επιχειρήσεις αναζητούν πλέον ένα ενιαίο πλαίσιο υποστήριξης ή συμβόλαιο συντήρησης, ώστε ο εξοπλισμός, το service και τα αναλώσιμα να παρακολουθούνται πιο οργανωμένα. Αυτό απλοποιεί τον προϋπολογισμό και αφαιρεί την ανάγκη να συντονίζεις ξεχωριστά τον προμηθευτή εξοπλισμού, τον τεχνικό και τον προμηθευτή αναλωσίμων. Χωρίς αυτή τη συνεννόηση, μια απλή βλάβη μπορεί να μετατραπεί σε τρία ξεχωριστά τηλεφωνήματα και μέρες αναμονής, όσο ο καθένας παραπέμπει στον άλλον. Για μια μικρή επιχείρηση χωρίς εσωτερικό τμήμα υποστήριξης, αυτή η απλοποίηση έχει πραγματική αξία, γιατί κάποιος άλλος αναλαμβάνει τον συντονισμό.
Γιατί μετράει η τοπική υποστήριξη
Η τοπική υποστήριξη δεν είναι απλώς θέμα βολικής απόστασης. Όταν ένας τεχνικός μπορεί να βρεθεί γρήγορα στον χώρο της επιχείρησης, ο χρόνος διακοπής μειώνεται σημαντικά. Για κλάδους που εξαρτώνται καθημερινά από την εκτύπωση, όπως τα γραφεία γραφικών τεχνών ή τα τυπογραφεία, μια καθυστέρηση μίας ημέρας μπορεί να σημαίνει χαμένη παραγγελία. Σε μια αγορά με μεγάλη επαγγελματική δραστηριότητα, όπως η Θεσσαλονίκη, αυτό το ρίσκο είναι ιδιαίτερα έντονο: οι επιχειρήσεις λειτουργούν με στενά χρονοδιαγράμματα και ο πελάτης δεν περιμένει.
Η τοπική παρουσία σημαίνει επίσης καλύτερη επικοινωνία. Αντί για τηλεφωνικό κέντρο που δεν γνωρίζει το ιστορικό του μηχανήματος, η επιχείρηση μιλάει με κάποιον που ξέρει ήδη τον εξοπλισμό της και τις ιδιαιτερότητές του. Αυτό εξοικονομεί χρόνο σε κάθε επικοινωνία, ειδικά σε επείγουσες περιπτώσεις όπου κάθε ώρα διακοπής κοστίζει.
Ένας τοπικός συνεργάτης βοηθάει και πριν χρειαστεί επισκευή. Όταν κάποιος γνωρίζει τον χώρο και τον όγκο δουλειάς μιας επιχείρησης, μπορεί να προτείνει έγκαιρα αλλαγές, όπως διαφορετικό μηχάνημα ή πρόσθετο συμβόλαιο συντήρησης, πριν το πρόβλημα εμφανιστεί καν. Αυτού του είδους η καθοδήγηση δύσκολα προσφέρεται από έναν μακρινό προμηθευτή που δεν γνωρίζει την καθημερινότητα της επιχείρησης.
Τέλος, η τοπική εξυπηρέτηση διευκολύνει και τη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών. Ένας συνεργάτης με φυσική παρουσία στην περιοχή έχει συνήθως πιο άμεση πρόσβαση σε αναλώσιμα και ανταλλακτικά, κάτι που μειώνει τον χρόνο αναμονής σε περίπτωση βλάβης. Για μια επιχείρηση που δεν μπορεί να μείνει χωρίς εκτυπωτή για μέρες, αυτή η λεπτομέρεια έχει πρακτική σημασία, ειδικά όταν η επόμενη παράδοση ή το επόμενο ραντεβού με πελάτη δεν μπορεί να περιμένει.
Συμπέρασμα
Η εκτύπωση μοιάζει με μικρή λεπτομέρεια στην καθημερινότητα μιας επιχείρησης, μέχρι τη στιγμή που σταματήσει να λειτουργεί. Οι επιχειρήσεις που επενδύουν λίγο χρόνο στο να οργανώσουν σωστά αυτό το κομμάτι, επιλέγοντας τον κατάλληλο εξοπλισμό και έναν συνεργάτη που καταλαβαίνει τις ανάγκες τους, γλιτώνουν προβλήματα και κόστος μακροπρόθεσμα. Το κέρδος δεν φαίνεται σε μία συγκεκριμένη μέρα, αλλά στη σταθερότητα που έχει η επιχείρηση μήνα με τον μήνα, όταν οι εκτυπώσεις απλώς δουλεύουν και κανείς δεν χρειάζεται να ασχοληθεί μαζί τους.
Για επιχειρήσεις που θέλουν πιο οργανωμένη διαχείριση των εκτυπώσεών τους, η Trust Printing Solutions προσφέρει ολοκληρωμένες λύσεις σε φωτοτυπικά και πολυμηχανήματα γραφείου, από την επιλογή εξοπλισμού μέχρι την τεχνική υποστήριξη.
